Как подписать трудовой договор с сотрудником из другого города?

Сегодня бизнес всё чаще ищет сотрудников по всей стране. Дистанционная работа стала стандартом, но процедура оформления «удаленщика» из другого региона всё еще вызывает вопросы у кадровиков и руководителей. Согласно законодательству, дистанционный труд — это работа вне места нахождения работодателя с использованием интернета. Процесс её оформления имеет свои нюансы.

Стандартный процесс начинается с получения документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании и воинском учете). По закону кандидат может прислать их в виде сканов или PDF-файлов по электронной почте. Однако на этом этапе начинаются трудности:

- Важно внимательно проверить корректность данных в присланных сканах, из-за нечитаемого фото или опечатки при ручном переносе данных в базу 1С отчет ЕФС-1 отклоняется Социальным фондом, а сроки подачи очень сжатые — не позднее следующего рабочего дня после заключения договора.

- Нужно заранее уточнить наличие у кандидата электронной подписи, так как для легального подписания трудового договора в электронном виде работодателю обязательна усиленная квалифицированная подпись (УКЭП), а сотруднику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись (УНЭП). Если её нет, придется тратить время и деньги на почтовую пересылку бумажных оригиналов.

- Важно прописать в договоре порядок взаимодействия, потому что бывает, что без четкого графика и каналов связи (мессенджеры, почта) возникают споры о сверхурочной работе или доступности сотрудника в рабочие часы.

Избежать хаоса и ошибок при оформлении поможет сервис для кадрового электронного документа оборота 1С:Кабинет сотрудника. Процесс выглядит следующим образом:

1. Вы просто отправляете будущему сотруднику ссылку на анкету. Кандидат сам вводит паспортные данные, СНИЛС и прикладывает фото документов в своем личном кабинете.

2. Готовые данные мгновенно попадают в 1С. Вам достаточно сверить информацию со сканами и подтвердить прием.

3. После приема вы направляете документы на подпись. Благодаря интеграции с приложением «Госключ», сотрудник может подписать трудовой договор и согласие на КЭДО своей бесплатной УКЭП прямо со смартфона. Это полностью соответствует требованиям ТК РФ и исключает визиты в офис или отправку оригиналов по почте.

Использование сервиса сокращает время оформления в разы и гарантирует точность данных для отчетности. Вы получаете прозрачный процесс, а ваш новый сотрудник — комфортный выход на работу с первого дня.

За подключением сервиса обращайтесь к официальным партнерам дистрибьютора «1С-ГЭНДАЛЬФ» вашего региона.

Реклама. OOO «1С-ГЭНДАЛЬФ». ИНН 6163095962. ОГРН 1096163000394